1. Cài đặt module

Một phần không thể thiếu trong Quản trị nguồn nhân lực đó là quản lý bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).

Để sử dụng tính năng quản lý bảo hiểm trong nhân sự bạn cần truy cập vào menu Thiết lập -> Modun đã cài, tìm theo từ khóa “TO HR Insurance” và nhấn nút “Cài đặt”.

Thiết lập quản lý bảo hiểm_1

Module này cho phép bạn quản lý hồ sơ BHXH, BHYT và BHTN của toàn bộ người lao động trong công ty, cho phép điều chỉnh mức đóng, tỷ lệ đóng, ghi lại lịch sử quá trình tham gia, thanh toán BHXH, BHYT, BHTN, đồng thời tích hợp với tính lương và kế toán tài chính.

2. Cấu hình chung

Sau khi thực hiện việc cài đặt phân hệ TO HR Insurance, bạn cần cấu hình các thông tin quản lý bảo hiểm thông qua menu Thiết lập > Cấu hình > Nhân sự như: mức đóng, tỷ lệ đóng,…

Thiết lập quản lý bảo hiểm_2
3. Quản lý hồ sơ bảo hiểm

Với mỗi một người lao động (employee) bạn chỉ có thể có một hồ sơ BHXH, một hồ sơ BHYT, một hồ sơ BHTN với các Trạng thái (Dự thảo, Đã thẩm định, Giảm tạm thời, Thôi việc, Hủy bỏ,…).

Để quản lý các hồ sơ bảo hiểm này bạn sẽ sử dụng các menu:

  • Nhân sự -> Bảo hiểm -> Bảo hiểm Xã hội -> Hồ sơ
  • Nhân sự -> Bảo hiểm -> Bảo hiểm y tế -> Hồ sơ
  • Nhân sự -> Bảo hiểm -> Bảo hiểm thất nghiệp -> Hồ sơ.

Trên mỗi một hồ sơ bạn cần lưu ý các thông tin như sau:

  • Tham chiếu: bạn có thể sử dụng trường này cho số sổ BHXH, số thẻ BHYT hoặc một tham chiếu bất kỳ.
  • Ngày bắt đầu: ngày bắt đầu tham gia bảo hiểm của người lao động.
  • Mức đóng: mức lương đóng BHXH, BHYT và BHTN của người lao động.
  • Người LĐ đóng (%): tỷ lệ đóng bảo hiểm của người lao động, tính theo %,
  • Người sử dụng LĐ đóng (%): tỷ lệ đóng bảo hiểm của người sử dụng lao động, tính theo %,
  • Nơi ĐK khám chữa bệnh (chỉ dành cho BHYT): trường này chỉ mang tính chất lưu trữ, không ảnh hưởng đến nghiệp vụ quản lý
  • Ngày hết hạn (chỉ dành cho BHYT): trường này chỉ mang tính chất lưu trữ.

Giá trị mặc định của những trường như mức đóng, tỷ lệ đóng sẽ được lấy từ Cấu hình chung. Một hồ sơ bảo hiểm khi lần đầu tiên được tạo sẽ ở trạng thái Dự thảo. Bạn cần Thẩm định hồ sơ để hệ thống ghi nhận các thông tin như mức đóng, tỷ lệ đóng và cho phép thực hiện các nghiệp vụ liên quan (điều chỉnh, giảm lao động,…). Bạn không thể chỉnh sửa các thông tin trong hồ sơ bảo hiểm (trừ trường Tham chiếu) một khi nó đã được chuyển sang trạng thái “Đã thẩm định“. Bạn chỉ có thể thực hiện việc Hủy bỏ, sau đó Thiết lập thành dự thảo để chỉnh sửa lại thông tin của hồ sơ.

Khi một nhân viên tạm thời dừng đóng bảo hiểm vì một lý do nào đó, ví dụ: nghỉ thai sản, tai nạn lao động, nghỉ chờ việc,… bạn có thể thực hiện giảm tạm thời trên hồ sơ bảo hiểm tương ứng của nhân viên đó. Trên giao diện hồ sơ bảo hiểm, bạn có thể nhấp chuột vào nút “Giảm tạm thời” để khai bao giảm lao động đối với một nhân viên bất kỳ.

Tương tự như giảm tạm thời, bạn có thể nhấp chuột vào nút “Thôi việc” trong trường hợp bạn có nhân viên thôi việc.

Nhân viên sau khi giảm tạm thời hoặc thôi việc có thể được tăng lao động trở lại bằng cách nhấp chuột vào nút “Tăng lao động” trên giao diện form hồ sơ bảo hiểm.

Tất cả các thao tác như Giảm tạm thời, Thôi việc, Hủy bỏ, Tăng lao động đều được ghi lại thành lịch sử và bạn có thể theo dõi những thông tin này dưới tab Lịch sử điều chỉnh trên form hồ sơ bảo hiểm.

Như vậy, bạn sẽ cần tạo ra 3 bộ hồ sơ BHXH, BHYT và BHTN cho một người lao động trong trường hợp họ tham gia cả 3 loại hình bảo hiểm này.

Thiết lập quản lý bảo hiểm_3

4. Điều chỉnh mức đóng & tỷ lệ đóng

Mỗi khi có nghiệp vụ liên quan đến việc điều chỉnh tăng giảm mức đóng hoặc tăng giảm tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN bạn có thể sử dụng các menu:

  • Nhân sự -> Bảo hiểm -> Bảo hiểm xã hội -> Điều chỉnh
  • Nhân sự -> Bảo hiểm -> Bảo hiểm y tế -> Điều chỉnh
  • Nhân sự -> Bảo hiểm -> Bảo hiểm thất nghiệp -> Điều chỉnh.

Trên giao diện form Điều chỉnh bạn cần lưu ý các thông tin sau:

  • Tham chiếu: bạn có thể nhập số quyết định điều chỉnh, tên đợt điều chỉnh hoặc một tham chiếu bất kỳ.
  • Ngày điều chỉnh: ngày thực hiện việc điều chỉnh.
  • Mức đóng: mức lương đóng bảo hiểm mới. Nếu không có gì thay đổi bạn có thể nhập mức lương cũ (ví dụ: 3100000).
  • Người LĐ đóng (%): tỷ lệ đóng mới của người lao động. Nếu không thay đổi bạn có thể nhập tỷ lệ hiện tại, tính theo %.
  • Người sử dụng LĐ đóng (%): tỷ lệ đóng mới của người sử dụng lao động. Nếu không thay đổi bạn có thể nhập tỷ lệ hiện tại, tính theo %.
  • Danh sách điều chỉnh: bạn có thể chọn các hồ sơ bảo hiểm thích hợp mà bạn đã tạo trước đó để thực hiện việc điều chỉnh.

Nhấn vào nút “Xác nhận” trên form Điều chỉnh để hệ thống thực hiện việc điều chỉnh cho các hồ sơ trong “Danh sách điều chỉnh“. Lúc này, các thông tin về mức đóng, tỷ lệ đóng đã được điều chỉnh, đồng thời hệ thống cũng sẽ tự động ghi lịch sử tăng giảm mức đóng, hoặc tăng giảm tỷ lệ đóng trên từng hồ sơ tương ứng. Bạn có thể quay trở lại hồ sơ bảo hiểm để kiểm tra.

Các thông tin Điều chỉnh sẽ không thể thay đổi sau khi đã được Xác nhận, bạn chỉ có thể Hủy bỏ nó và Thiết lập thành dự thảo để chỉnh sửa thông tin. Khi bạn Hủy bỏ một Điều chỉnh, hệ thống cũng sẽ xóa toàn bộ lịch sử điều chỉnh trên hồ sơ, đồng thời trả về giá trị (mức đóng, tỷ lệ đóng) như cũ.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here