Một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ sẽ thường xuyên phải đối phó với những vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Những vấn đề này phải được theo dõi và giải quyết càng sớm càng tốt để đảm bảo lộ trình cho dự án và sự hài lòng của khách hàng.
Ví dụ:
Là một công ty CNTT cung cấp việc thực hiện các phầm mềm, bạn có thể phải đối phó với email của các khách hàng gửi tới phản ánh việc gặp vấn đề về kỹ thuật. Odoo cung cấp cho bạn cơ hội để tạo ra các dự án hỗ trợ chuyên dụng, tự động tạo ra các nhiệm vụ liên quan khi nhận được email yêu cầu hỗ trợ từ phía khách hàng. Bằng cách này, các vấn đề có thể được trực tiếp giao cho một nhân viên và có thể được xử lý một cách nhanh chóng.

1. Cấu hình

Các module bạn cần cài đặt là Quản lý dự án (Project management) và Theo dõi vấn đề (Issue Tracking)

Sử dụng sự án để xử lý các yêu cầu phát sinh trong DN_1

Sử dụng sự án để xử lý các yêu cầu phát sinh trong DN_2

2. Tạo một dự án

Bước đầu tiên để thiết lập một hệ thống quản lý vấn đề là tạo ra một dự án liên quan đến những quy định hỗ trợ khách hàng của bạn. Hãy bắt đầu bằng cách đơn giản là tạo ra một dự án hỗ trợ. Truy cập vào Bảng điều khiển của menu Dự án. Đánh dấu vào hộp các vấn đề (Issues box) và đổi tên trường nếu bạn muốn tùy chỉnh nhãn của Vấn đề (Vd: Bugs hoặc Cases). Nếu vấn đề là trường hợp định hướng cho khách hàng, bạn có thể muốn thiết lập chế độ bảo mật cho dự án của khách hàng (do đó khách hàng của bạn có thể theo dõi yêu cầu từ cổng thông tin của họ)

Bạn có thể kết nối dự án tới khách hàng nếu như dự án được tạo bởi yêu cầu của khách hàng, mặt khác bạn có thể để trống trường thông tin đó

Sử dụng sự án để xử lý các yêu cầu phát sinh trong DN_3

Mời một người theo dõi

Bạn có thể quyết định thông báo cho nhân viên của bạn ngay sau khi một vấn đề mới được tạo. Trên Chatter (phía dưới cùng của màn hình) bạn sẽ thấy hai nút ở bên phải: nút Theo dõi màu xanh và nút Không theo dõi màu trắng. Nhấn vào nút đầu tiên để nhận các thông báo và vào nút thứ hai để thêm nhân viên khác như là người theo dõi dự án (xem hình bên dưới)

Sử dụng sự án để xử lý các yêu cầu phát sinh trong DN_4

Cài đặt luồng công việc của bạn

Bạn có thể dễ dàng cá nhân hóa các giai đoạn của dự án cho phù hợp với luồng công việc của bạn bằng cách tạo mới các cột. Từ giao diện Kanban của dự án, bạn có thể thêm giai đoạn bằng cách click vào “Thêm một cột” (Add new column) (xem hình ảnh bên dưới). Nếu bạn muốn sắp xếp lại các giao đoạn, bạn có thể thực hiện đêìu đó một cách dễ dàng bằng cách kéo và thả các cột bạn muốn dịch chuyển đến vị trí bạn cần. Bạn cũng có thể chỉnh sửa mở hoặc gấp bất cứ giai đoạn nào bằng cách sử dụng biểu tượng Thiết lập trên mỗi giai đoạn.

Sử dụng sự án để xử lý các yêu cầu phát sinh trong DN_5

3. Tạo một vấn đề từ email

Khi dự án của bạn được thiết lập chính xác và lưu lại, bạn sẽ thấy nó xuất hiện trên bảng điều kiển của bạn. Lưu ý một địa chỉ email cho dự án đã được tự động tạo ra với tên của dự án.

Sử dụng sự án để xử lý các yêu cầu phát sinh trong DN_6

Nếu bạn không thấy địa chỉ email trên dự án của bạn, hãy đi tới menu Thiết lập -> Thiết lập chung và cấu hình địa chỉ alias của bạn. Bấm “Áp dụng” (Apply) và quay trở lại Bảng điều khiển dự án của bạn, bạn sẽ nhìn thấy địac hri email xuất hiện dưới tên của dự án.

Bất cứ khi nào khách hàng của bạn gửi một email tới địa chỉ email đó, một vấn đề sẽ được tạo ra.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here