Thông qua bài viết Những khái niệm cơ bản trong Odoo, chúng tôi đã gửi đến bạn những thông tin cơ bản nhất cần nắm được trước khi bước vào quá trình triển khai cho Doanh nghiệp của bạn trong phần này.

Sau khi đăng ký một tài khoản Odoo và tiến hành cài đặt các ứng dụng/tính năng cho hệ thống Odoo, lúc này bạn đang có trong tay một cơ sở dữ liệu rỗng.

Thiết lập và cấu hình bước đầu cho hệ thống Odoo OpenERP của bạn_1

Để triển khai cho một trường hợp thực tế, chúng ta sẽ trải qua các giai đoạn sau:

  • Chỉ ra một trường hợp thực tế.
  • Mô tả nhu cầu chức năng.
  • Cấu hình hệ thống với các phân hệ cần thiết.
  • Thiết lập các dữ liệu cần thiết.
  • Kiểm tra hệ thống với cơ sở dữ liệu vừa tạo.

Trong suốt phần còn lại của tài liệu, chúng tôi sẽ giả định những tình huống mà bạn cần giải quyết trong Công ty của mình và cố gắng đơn giản hóa nó.

Mô phỏng mô hình doanh nghiệp

Chúng ta sẽ cùng cấu hình một hệ thống cho phép bạn

  • Mua sản phẩm từ nhà cung cấp.
  • Nhập sản phẩm vào kho.
  • Bán sản phẩm cho khách hàng.

Như vậy sẽ xuất hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn, thanh toán cho nhà cung cấp và các khoản thu từ khách hàng. Đối với trường hợp này bạn cần có những thiết lập cơ bản sau:

  • Nhà cung cấp (suppliers) và phân loại nhà cung cấp.
  • Khách hàng (customers) và nhóm khách hàng.
  • Sản phẩm (products) và nhóm sản phẩm.
  • Hàng hóa tồn kho (inventory).
  • Hơp đồng mua hàng (purchase order – PO).
  • Hợp đồng bán hàng (sale order – SO).
  • Hóa đơn (invoice).
  • Thanh toán (payment).

Bạn cần ít nhất một nhà cung cấp, một khách hàng, một sản phẩm, một kho, một hệ thống kế toán và một tài khoản ngân hàng để kiểm tra xem Odoo sẽ hỗ trợ như thế nào.

Module sử dụng

Hầu hết các nhu cầu của bạn được thể hiện thông qua các module của Hệ thống. Bạn chỉ cần xác định rõ mình cần gì, tìm kiếm module theo yêu cầu và kích vào nút Install

Cụ thể trong trường hợp này, chúng ta cần các phân hệ sau:

Kế toán & Tài chính (Accounting & Finance)
Kho hàng (Warehouse).
Mua hàng (Purchase).
Bán hàng (Sales).

Thiết lập và cấu hình bước đầu cho hệ thống Odoo OpenERP của bạn_2
Cơ sở dữ liệu ban đầu sau khi cài đặt các module trên

Cấu hình công ty

Bạn cần phải bắt đầu với dữ liệu tối thiểu đó là thông tin về doanh nghiệp bạn. Vấn đề này chúng tôi đã đề cập đến trong bài viết Bắt đầu sử dụng Odoo/Open ERP , trong đó có hướng dẫn bạn sửa lại bản ghi này.. Lưu ý, bạn không nên xóa hoặc thêm mới (nếu không có nhu cầu đa công ty).

Thông tin công ty
Thông tin công ty

Cấu hình tài khoản (Account)

Module Kế toán gần như là bắt buộc đối với một hệ thống Odoo/OpenERP. Bạn cần phải có ít nhất một hệ thống Tài khoản kế toán, và để làm điều đó bạn cần có một vài Loại tài khoản. Bạn có thể tổ chức hệ thống tài khoản của mình bất cứ lúc nào. Hệ thống Odoo ở mỗi quốc gia thường đã tổ chứng sãn hệ thống tài khoản theo quy định của quốc gia đó, vì vậy bạn không cần quan tâm quá mức đến hệ thống tài khoản kế toán.

Loại tài khoản (Account Type)

Để tạo loại tài khoản, bạn truy cập theo đường dẫn sau: menu Kế toán -> Cấu hình -> Tài khoản -> Loại tài khoản và kích vào nút Create. Bạn sẽ cần 4 Loại tài khoản sau:

Tên                   Mã                   Phân nhóm                                     Phương pháp đối soát


Xem                 xem                 /                                                     Không áp dụng


Doanh thu       doanhthu          Lỗ & Lãi (Doanh thu)                        Không đối soát


Chi phí            chiphi               Lỗ & Lãi (Chi phí)                             Không đối soát


Tiền mặt       tienmat             Bảng cân đối (Tài sản)                       Cân đối

Các loại tài khoản trong hệ thống
Các loại tài khoản trong hệ thống

Tài khoản (Account)

Để tạo mới tài khoản, sử dụng đường dẫn Kế toán -> Cấu hình -> Tài khoản -> Tài khoản và kích vào nút Create. Bạn cần các tài khoản để xử lý hóa đơn mua hàng, bán hàng chưa được thanh toán hoặc đã thanh toán.

Hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam
Hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam

Thuộc tính (Configuration Paramaters)

Bây giờ bạn định nghĩa một số thuộc tính, qua đó bạn không cần phải suy nghĩ về các tài khoản được sử dụng cho một vài giao dịch thường xuyên. Ví dụ như: Tài khoản phải thu, Tài khoản phải trả, Tài khoản doanh thu, Tài khoản chi phí.

Để tạo mới hoặc sửa một thuộc tính bạn truy cập menu Thiết lập -> Kỹ thuật -> Các thông số -> Các thông số cấu hình và kích vào nút Create hoặc Edit.

Các thuộc tính
Các thuộc tính

Cấu hình Sổ nhật ký (Journal)

Trong Odoo, mọi giao dịch của một tài khoản đều được ghi lại thông qua Sổ nhật ký (Journal). Để tạo mới Sổ nhật ký bạn vào menu Kế toán -> Cấu hình -> Sổ nhật ký -> Sổ nhật ký. Mặc định hệ thống đã có sẵn một vài Sổ nhật ký, tuy nhiên bạn có thể sửa lại nội dung sao cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Sổ nhật ký tiền mặt
Sổ nhật ký tiền mặt

Tạo sổ địa chỉ & Đối tác (Partners & Contacts)

Bạn cần phân loại đối tác của bạn theo trường Khách hàng và Nhà cung cấp, nhằm phục vụ cho việc tìm kiếm. Sau đó bạn sẽ định nghĩa một Nhà cung cấp, một Khách hàng với một Sổ địa chỉ tương ứng.

Để thực hiện việc này, bạn truy cập menu Bán hàng -> Cấu hình -> Sổ địa chỉ -> Phân loại đối tác, kích vào nút Create, sau đó định nghĩa 2 loại là Khách hàng và Đối tác

Phân loại đối tác
Phân loại đối tác

Từ menu Bán hàng -> Bán hàng -> Khách hàng, tạo mới một khách hàng với các thông tin cần thiết. Lưu ý sử dụng chức năng Sổ địa chỉ để không bỏ sót thông tin của khách hàng.

Thiết lập và cấu hình bước đầu cho hệ thống Odoo OpenERP của bạn_9

Tương tự bạn tạo một Nhà cung cấp bằng cách vào menu Mua hàng -> Mua hàng -> Nhà cung cấp và kích vào nút Create.

Trong trường hợp đối tác của bạn vừa là Khách hàng vừa là Nhà cung cấp, tại tab Bán hàng & Mua hàng hãy tích chọn cả hai ô Khách hàng, Nhà cung cấp.

Thiết lập và cấu hình bước đầu cho hệ thống Odoo OpenERP của bạn_11

 

Tạo Sản phẩm (Products) & Phân loại Sản phẩm

Không giống như Đối tác, một sản phẩm chỉ có thể thuộc 1 loại sản phẩm. Để tạo loại sản phẩm, từ menu Bán hàng hoặc Kho hàng, bạn truy cập theo đường dẫn sau Cấu hình -> Sản phẩm -> Phân loại sản phẩm và kích vào nút Create để tạo một Loại sản phẩm như sau:

Loại sản phẩm
Loại sản phẩm

Odoo/OpenERP cho phép bạn định khoản kế toán ngay trong loại sản phẩm, điều đó có nghĩa là tất cả các sản phẩm thuộc loại sản phẩm đó đều đượcđịnh khoản như vậy. Nó giúp bạn không phải mất công định khoản cho từng sản phẩm, thay vì thế bạn chỉ cần định khoản cho loại sản phẩm. Tuy nhiên, trong trường hợp có một sản phẩm vì một lý do nhất định, bạn không muốn định khoản giống như loại sản phẩm, bạn hoàn toàn có thể định khoản riêng cho sản phẩm đó với tab Kế toán trong form Sản phẩm.

Bây giờ, chúng ta sẽ cùng thực hành tạo một sản phẩm mới với tên là Tản nhiệt bằng hợp kim Titanium hay bất kỳ sản phẩm nào trong thực tế hoạt động của Doanh nghiệp bạn.

Sản phẩm
Sản phẩm

1. Sử dụng menu Kho hàng/Bán hàng) -> Sản phẩm -> Sản phẩm và kích vào nút Create để tạo một sản phẩm.
2. Nhập tên sản phẩm: Tản nhiệt bằng hợp kim Titanium
3. Chọn loại sản phẩm: Tản nhiệt.
4. Loại sản phẩm: Sản phẩm có thể lưu trữ. Điều này có nghĩa khi bạn bán sản phẩm này, hệ thống sẽ kiểm tra số lượng trong kho rồi mới cho bán, đồng thời sẽ tự động tạo một Lệnh giao hàng (Delivery) trong Kho.
5. Các trường còn lại như Phương thức mua sắm, Phương thức cung cấp,… giữ nguyên giá trị mặc định.
6. Nhập trường Giá vốn: 1.500.000 và trường Giá bán: 4.000.000
7. Tại tab Kế toán, chọn Thuế GTGT hàng hóa bán ra 10% và Thuế GTGT hàng hóa mua vào 10%. Do bạn đã định khoản 2 tài khoản Doanh thu và Chi phí trong Loại sản phẩm, nên ở đây ta để trống.
8. Kích vào nút Save và như vậy một sản phẩm đã được tạo

Cấu hình kho hàng

Trước tiên bạn cần kích hoạt chức năng Địa điểm kho (location) bằng cách vào menu Thiết lập -> Kho hàng, tích vào ô Manage multiple locations and warehouses và Apply. Sau đó truy cập vào menu Kho hàng -> Kiểm soát hàng tồn kho -> Cấu trúc vị trí, bạn sẽ nhìn thấy một hệ thống phân cấp các địa điểm trong kho. Các địa điểm này được định nghĩa mặc định khi tạo cơ sở dữ liệu. Ở ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ sử dụng giá trị mặc định này.

Hệ thống phân cấp địa điểm kho
Hệ thống phân cấp địa điểm kho

Odoo có 3 loại địa điểm Địa điểm vật lý (Physical Locations), địa điểm đối tác (Partner Locations) và địa điểm ảo (Virtual Locations)được sử dụng cho các mục đích riêng nhất định.

1. Từ menu chính, kích vào Kho hàng -> Cấu hình -> Địa điểm, bạn sẽ nhìn thấy danh sách các Địa điểm.
2. Kích vào tên của một Địa điểm bất kỳ để xem thông tin chi tiết. Mỗi một Địa điểm đều có Loại địa điểm và Địa điểm cha. Bạn có thể đổi tên Your Company thành Tên công ty của bạn.
3. Từ menu chính, kích vào Kho hàng -> Cấu hình -> Kho hàng, bạn sẽ nhìn thấy một danh sách các Kho hàng. Với ví dụ này bạn chỉ có một Kho hàng.

Địa điểm kho
Địa điểm kho

Một Kho hàng hoàn chỉnh bao gồm Địa điểm đầu vào (Location Input), Địa điểm lưu kho (Location Stock) và Địa điểm đầu ra (Location Output) dành cho việc bán hàng. Bạn có thể liên kết một Kho hàng với một Đối tác để có được địa chỉ của Kho. Bạn có thể coi đó là Kho của đối tác (mặc dù trên thực tế nó vẫn là Kho của bạn). Bạn có thể dễ dàng chỉ ra một đối tác khác, người mà sẽ quản lý kho thay cho bạn. Có thể hiểu đó là một Kho ảo.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here