Odoo/OpenERP là một hệ thống có tính tương tác chặt chẽ, các module được cài đặt hoạt động liên quan mật thiết giống như các bộ phận/ phòng ban thậm chí là cá nhân người lao động trong một công ty. Tuy là thực hiện công việc một cách độc lập, nhưng lại gắn kết với nhau bởi quy trình hay luồng công việc.

Để làm quen và hiểu rõ hơn về sự tương tác giữa các module trong Odoo, chúng ta sẽ cùng thử nghiệm quy trình mua/bán hàng hóa trong Odoo. Giống với một quy trình diễn ra trên thực tế, một công việc mua – bán các như sơ đồ dưới đây:

  1. Gửi yêu cầu mua hàng tới Nhà cung cấp (đơn đặt hàng) -> Nhận hàng từ Nhà cung cấp -> Nhập hàng về kho -> Nhận hóa đơn -> Thanh toán tiền hàng

2.  Nhận đơn đặt hàng từ phía khách hàng (đơn hàng) -> Xuất hàng hóa -> Giao hàng -> Xuất hóa đơn -> Nhận tiền từ khách hàng.

Đương nhiên quy trình trên đây không phải là không ứng với mọi quy trình diễn ra trong thực tế, tuy nhiên chúng tôi đang cố gắng đơn giản nhất một quy trình để bạn có thể áp dụng vào Odoo. Bây giờ, chúng ta sẽ theo dõi quy trình này thông qua sản phẩm 10 tản nhiệt hợp kim Titanium

Mua hàng (Purchase)

Để đặt một đơn đặt hàng với Nhà cung cấp, trước tiên bạn phải tạo Sản phẩm cho đơn hàng và tạo thông tin Nhà cung cấp. Bạn có thể tham khảo trong bài viết: Thiết lập và cấu hình bước đầu cho hệ thống Odoo/OpenERP của bạn.

Sau đó bạn sử dụng menu Mua hàng -> Mua hàng -> Báo giá và kích vào nút Create, bạn sẽ nhận được một form Yêu cầu chào giá

Quy trình làm việc của Odoo - Từ mua hàng đến bán hàng_1

Sau khi chọn Nhà cung cấp, hệ thống sẽ tự động điền thông tin Địa chỉ và Bảng giá (nếu có) vào form Báo giá. Bạn cần nhập những thông tin sau:

  • Sản phẩm: Gõ một phần tên của sản phẩm và ấn phím tab hoặc kích vào nút Tìm kiếm thêm ở phần cuối của ô tìm kiếm. Với sản phẩm bạn chọn, hệ thống sẽ tự đồng điền các thông tin mà bạn đã cấu hình sẵn trong lúc tạo sản phẩm:
    – Miêu tả: miêu tả chi tiết của sản phẩm.
    – Scheduled Date: dựa trên thời gian giao hàng của sản phẩm.
    – Đơn giá (Unit Price): giá bán của sản phẩm.
    – Thuế (Tax): thuế của đối tác + thuế của sản phẩm (nếu có).
    – Các thông tin trên bạn đều có thể sửa lại nếu muốn.
  • Số lượng: trong ví dụ này, bạn nhập số 10.

Thêm hai trường thông tin nữa bạn cần chú ý đó là:
– Ngày đặt hàng: hệ thống sẽ mặc định là thời gian bạn tạo yêu cầu báo giá và bạn có thể sửa lại
– Giao tới: đây chính là địa chỉ kho bạn nhập hàng về.
Sau khi đã điền đầy đủ thông tin cần thiết, bạn bấm “Lưu”, lúc này lúc này báo giá (Quotation) có dạng Bản nháp (Draft), bạn có thể xác nhận Báo giá bằng cách kích vào nút Xác nhận đơn hàng (Confirm Order), việc này tương ứng với một sự chấp thuận của quản lý hoặc kế toán, lúc này tình trạng đơn hàng được chuyển thành Đơn hàng (Purchase Order)

Quy trình làm việc của Odoo - Từ mua hàng đến bán hàng_2

Nếu kích vào tab Hàng sắp về & Hóa đơn bạn sẽ nhìn thấy Điểm đến chính là Địa điểm lưu kho của bạn. Kích vào nút Nhận hóa đơn bạn sẽ nhìn thấy một bản hóa đơn nháp được tạo từ đơn hàng này. Các thông tin trên hóa đơn có thể chưa chính xác, tuy nhiên do là bản nháp, nên nó hoàn toàn có thể được chỉnh sửa và chỉ được xác nhận bởi kế toán.

Quy trình làm việc của Odoo - Từ mua hàng đến bán hàng_3

Nhận hàng

Sau khi xác nhận Đơn hàng, bạn sẽ chờ nhận hàng từ Nhà cung cấp. Trong thực tế thì việc này thường được thực hiện bởi một người quản lý Kho. Bạn thực hiện các bước sau:

1. Từ menu Kho hàng -> Hợp đồng giao nhận -> Hàng sắp về, hoặc bạn cũng có thể xem Hàng sắp về bằng cách kích vào nút button incomming shipment tại vị trí trên cùng của mỗi Đơn hàng.
2. Kích vào tên của một Đơn hàng sắp về (IN/00001) để xem thông tin hàng hóa sắp về. Bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm theo Nhà cung cấp, số Đơn hàng,… Sau đó, kích vào nút receive product để nhận sản phẩm với số lượng là 10.

Lúc này trong Địa điểm Kho mà bạn vừa nhận hàng đã có 10 chiếc Tản nhiệt bằng hợp kim Titanium.

Quy trình làm việc của Odoo - Từ mua hàng đến bán hàng_4

Quy trình làm việc của Odoo - Từ mua hàng đến bán hàng_5

Để kiểm tra số lượng sản phẩm đã cập nhật trên hệ thống, bạn sử dụng menu Mua hàng -> Sản phẩm -> Sản phẩm, bạn có thể nhìn thấy sản phẩm Tản nhiệt bằng hợp kim Titanium với số lượng On hand (số lượng thực tế) và Dự báo (số lượng dự kiến) là 10. Từ form Sản phẩm, kích vào tab Tồn kho bạn có thể xem được nhiều thông tin hơn.

Quy trình làm việc của Odoo - Từ mua hàng đến bán hàng_6

Nhận hóa đơn từ Nhà cung cấp

Khi nhận được một hóa đơn từ Nhà cung cấp (thường được gửi đến bộ phận Kế toán), bạn vào menu Kế toán -> Nhà cung cấp -> Hóa đơn nhà cung cấp, bạn sẽ nhìn thấy danh sách hóa đơn Nhà cung cấp chờ để nhận. Các hóa đơn này cho phép Kế toán đối chiếu số lượng và giá của Đơn hàng với Hóa đơn.

Trong ví dụ chúng ta đang theo dõi, Hóa đơn mặc định được tạo tự động khi bạn xác nhận Đơn hàng và Nhận hóa đơn. Bây giờ, kích vào Hóa đơn cho Đơn hàng PO00001 để xem thông tin chi tiết của nó. Bạn có thể so sánh thông tin hàng hóa với các bản ghi trong Hóa đơn. Nếu có sự khác biệt, bạn có thể sửa lại nó, ví dụ thêm một khoản chi phí nhận hàng,… Sau đó, kích vào nút Xác nhận để xác nhận Hóa đơn này, đặt nó về trạng thái Mở (đã nhận hóa đơn)

Quy trình làm việc của Odoo - Từ mua hàng đến bán hàng_7

Khi hóa đơn đặt về trạng thái Mở, Odoo sẽ tự động tạo ra bút toán kế toán tương ứng. Để kiểm tra bút toán của hóa đơn vừa xác nhận. bạn truy cập theo đường dẫn sau: menu Kế toán -> Các bút toán sổ nhật ký -> Các bút toán sổ nhật ký

Quy trình làm việc của Odoo - Từ mua hàng đến bán hàng_8

Các giá trị của bút toán phát sinh sẽ tác động lên hệ thông tài khoản của bạn. Meunu Kế toán -> Hệ thống tài khoản -> Hoạch đồ kế toán, kích vào nút “open chart” bạn sẽ xem được giá trị của các tài khoản.

Quy trình làm việc của Odoo - Từ mua hàng đến bán hàng_9

Thanh toán cho Nhà cung cấp

Có rất nhiều cách để tìm kiếm hóa đơn cần thanh toán, dưới đây là 2 cách phổ biến.
1. Nhập trực tiếp số hóa đơn (mã số đơn hàng) hoặc các thông tin liên quan vào ô tìm kiếm
2. Từ menu Kế toán -> Nhà cung cấp -> Hóa đơn nhà cung cấp, từ ô Tìm kiếm, kích vào bộ lọc Chưa được thanh toán để lọc ra những hóa đơn chưa thanh toán cho Nhà cung cấp

Kích vào hóa đơn vừa tìm được, sau đó bấm nút “Trả” để thanh toán tiền cho Nhà cung cấp. Hệ thống sẽ bật ra cửa sổ “Thanh toán hóa đơn” với các thông tin mô tả cho việc thanh toán của bạn.

Quy trình làm việc của Odoo - Từ mua hàng đến bán hàng_10

Bạn có thể giám sát các tác động của việc thanh toán hóa đơn lên hệ thống tài khoản tương tự như cách bạn kiểm tra khi xác nhận hóa đơn.
Bán hàng

Trong module Bán hàng của Odoo, bạn sẽ dễ dàng nhận ra một số điểm chung tương tự như Mua hàng: Báo giá, Đơn hàng. Tuy nhiên, một vài chi tiết và quy trình làm việc (workflow) giữa chúng là khác nhau. Để tạo một bản báo giá, bạn vào menu Bán hàng -> Bán hàng -> Báo giá, kích vào nút Create để tạo một Báo giá dưới dạng Bản nháp (Draft) và thực hiện các bước sau:

1. Chọn trường thông tin khách hàng. Một vài thông tin như sẽ được điền tự động ứng với thông tin khi bạn tạo Khách hàng trong sổ địa chỉ.
2. Kích vào nút add an item trên tab Sản phẩm chào hàng.
3. Chọn sản phẩm, hệ thống sẽ tự động điền các trường liên quan như Mô tả, Thuế, Đơn giá. Các trường này chỉ là giá trị mặc định, bạn hoàn toàn có thể sửa nó sao cho phù hợp với nhu cầu của mình.
4. Chọn số lượng cho bản báo giá.
5. Trên tab Thông tin khác, bạn cần lưu ý những trường sau: Chính sách vận chuyển, Tạo hóa đơn.
Bạn cũng có thể thiết lập Phương pháp tạo hóa đơn bằng cách vào menu Thiết lập -> Cấu hình -> Bán hàng, tích vào ô Generate invoices after and based on delivery orders.
6. Bấm nút “Xác nhận đơn hàng” để tính toán giá trị Đơn hàng và thay đổi tình trạng Đơn hàng từ “Báo giá dự thảo” thành “Đơn hàng”
7. Bằng cách kích vào nút “View delivery order” bạn sẽ nhìn thấy danh sách hàng hóa đã được tại cũng như hóa đơn liên quan đến đơn hàng này.

Quy trình làm việc của Odoo - Từ mua hàng đến bán hàng_11

Quay lại menu Bán hàng -> Sản phẩm -> Sản phẩm, bạn sẽ nhìn thấy sản phẩm Tản nhiệt bằng hợp kim Titanium với thông tin On hand (Số lượng thực tế) là 10, trong khi đó số lượng Dự báo (Số lượng dự kiến) là 4. Điều này có nghĩa, tại báo giá vừa gửi đi chúng tôi đã báo giá với số lượng bán là 6.

Giao hàng

Người quản lý kho sẽ truy cập vào menu Kho hàng -> Hợp đồng giao nhận -> Lệnh giao hàng (Delivery Order) để nhận một danh sách các Lệnh giao hàng. Trong ví dụ này, bạn sẽ tìm đến Lệnh giao hàng liên quan đến Đơn hàng vừa tạo.

Mặc dù, Odoo tự động tạo Lệnh giao hàng với các hạng mục cần thiết. Nhưng nó không chỉ ra hạng mục nào được lấy từ Kho nào. Hệ thống mặc định sẽ chuyển hàng từ Địa điểm lưu trữ tới Địa điểm khách hàng. Do vậy, để bắt đầu xử lý, bạn kích vào nút “Check availability”. Lúc này các hạng mục trong Lệnh giao hàng sẽ có trạng thái là Có sẵn, trong khi đó Lệnh giao hàng sẽ chuyển thành trạng thái Sẵn sàng giao hàng.

Quy trình làm việc của Odoo - Từ mua hàng đến bán hàng_12

Khi bấm vào nút “Giao hàng”, cửa cửa sổ Giao hàng sẽ được mở ra, bạn cần chú ý nhập chính xác số lượng hàng hóa được giao. Kích vào nút “Dịch chuyển/Deliver” xác nhận hàng hóa đã giao cho khách hàng

Quy trình làm việc của Odoo - Từ mua hàng đến bán hàng_13

Các dịch chuyển này sẽ được hiển thị theo đường dẫn Kho hàng -> Truy suất nguồn gốc -> Dịch chuyển kho. Bạn có thể phân tích hoạt động vừa rồi thông qua thao tác Kho hàng -> Kiểm soát tồn kho -> Giá trị tồn kho hiện tại.
Hóa đơn bán hàng

Sử dụng menu Kế toán -> Khách hàng -> Hóa đơn khách hàng, để mở ra một danh sách Hóa đơn bán hàng được tạo bởi Odoo. Giống như Mua hàng, những Hóa đơn ở trạng thái Nháp (Draft) nghĩa là chúng chưa có bất kỳ tác động nào đến Hệ thống kế toán. Trong ví dụ này, có thể bạn sẽ chưa nhìn thấy Hóa đơn bán hàng nào, lý do bạn đã chọn Tạo hóa đơn trên Lệnh giao hàng. Vì vậy bạn phải quay lại Lệnh giao hàng vừa rồi và kích vào nút “Tạo hóa đơn”.

Cho tới khi bạn xác nhận Hóa đơn, Odoo sẽ tạo cho nó một số hóa đơn duy nhất và tất cả các bút toán tương ứng cũng sẽ được tạo. Để xác nhận một Hóa đơn, bạn kích vào Hóa đơn đó bấm “Xác nhận” để xác nhận Hóa đơn và chuyển trạng thái từ Bản nháp (Draft) thành Mở (Open) với số Hóa đơn là SAJ/2013/0001.

Quy trình làm việc của Odoo - Từ mua hàng đến bán hàng_14
Tương tự đối với hóa đơn Mua hàng, khi hóa đơn ở trạng thái mở, hệ thống kế toán sẽ tự động tạo bút toán và tác động lên hệ thống tài khoản của bạn.
Nhận thanh toán của khách hàng

Việc đăng ký thanh toán của Khách hàng về cơ bản tương tự như việc trả tiền cho Nhà cung cấp. Từ menu Kế toán -> Khách hàng -> Hóa đơn khách hàng, kích vào tên Hóa đơn mà bạn muốn thanh toán

Bấm nút “Đăng ký thanh toán” để mở ra một cửa sổ Thanh toán hóa đơn, sau khi nhập đầy đủ thông tin cần thiết, bạn bấm nút “Trả”, hệ thống cũng sẽ tự động tạo ra bút toán tương ứng.

Quy trình làm việc của Odoo - Từ mua hàng đến bán hàng_15

Từ menu Kế toán -> Bút toán sổ nhật ký -> Bút toán sổ nhật ký bạn sẽ kiểm tra được bút toán mà hệ thống tự động tạo lên. Kích vào bút toán là bấm “Vào sổ”, bút toán sẽ được ghi nhận và tác động lên hệ thống tài khoản của bạn.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here